Емкости для Хранения Документов


Порядок хранения документов: комплексный подход
Ноябрь 5, 2016 – 08:18
В рамках автомоды

Независимо от формы собственности, организация должна обеспечить физическую сохранность целого ряда документов. Для того чтобы раньше времени не лишиться важной документации, следует знать базовые правила хранения документов, а также порядок создания собственного архива.

Решая вопрос о создании архива, руководство юридического лица должно учитывать следующие особенности организации архива:

  • выделение помещения для архива;
  • оборудование архива;
  • материально-техническое обеспечение его деятельности;
  • выделение необходимой штатной численности.

Для соблюдения порядка хранения архивных документов предварительно необходимо провести комплексный анализ всех особенностей хранения. Только после этого можно приступать к обсуждению предложений, наиболее целесообразных с точки зрения финансовых затрат, обеспечения сохранности, режима хранения, организации использования документов и оперативности получения необходимой информации. В результате руководство принимает решение либо о создании собственного архива или обращения в архивную компанию, которая предоставляет услуги по внеофисному хранению архивных документов.

Внеофисное хранение документов: основные правила

В настоящее время существует практика, когда юридические лица прибегают к услугам внеофисного хранения документов. В этих случаях необходимо подписать договор между юридическим лицом и владельцем помещения (архивной компанией). При этом арендатор должен оговорить порядок хранения документов в архиве, а также правила доступа к ним и ответственность владельца помещения за обеспечение сохранности документов.

Сегодня на рынке архивных услуг появилось много компаний, специализирующихся на депозитарном хранении документов. В основном эти фирмы действуют в больших городах, где подобные услуги очень востребованы со стороны юридических лиц, имеющих внушительный документооборот.

Архивные услуги существуют на российском рынке относительно недавно, поэтому у некоторых юридических лиц возникают вопросы о ее законности. С точки зрения права, эти виды услуг укладываются в нормы Гражданского кодекса РФ и фиксируются в форме договора между юридическими лицами, берущими на себя взаимные обязательства.

Source: naar.ru
Похожие публикации